Таблица прихода и расхода товаров в Excel

Даже небольшой бизнес быстро сталкивается с вопросом: сколько товара есть на складе, что уже продано, что поступило от поставщика и какие позиции пора заказать снова. Если таких данных нет, предприниматель рискует потерять продажи, закупить лишнее или не заметить недостачу.

Скачайте готовый шаблон: таблица прихода и расхода товара в Узбекистане поможет вести учет поступлений, продаж, списаний и остатков в Excel. Добавьте свои товары, цены в сумах, поставщиков и начните работать с файлом.

Перейдите от таблиц к автоматическому учету товаров

Excel помогает начать учет, но со временем ручной ввод начинает отнимать слишком много времени.

В МоемСкладе можно вести складские операции, продажи, закупки, клиентов, поставщиков и финансы в одном сервисе.

Контролируйте остатки, оформляйте приемку и отгрузку, проводите инвентаризацию со смартфона, настраивайте автоматические заказы поставщикам и смотрите реальную прибыль по каждому товару.

Попробовать бесплатно

Что показывает таблица движения товаров

Таблица прихода, расхода и остатка помогает контролировать, как меняются запасы в бизнесе. В нее заносят все операции с товарами: закупку, продажу, возврат, списание, перемещение или ввод начального остатка.

По сути, это простая таблица приход расход остаток: в одном файле видно, что поступило, что выбыло и сколько товара осталось на складе.

Для предпринимателя в Узбекистане такая таблица становится простой учетной базой. По ней можно понять, сколько товара есть на складе, на какую сумму в сумах сформированы запасы, какие позиции заканчиваются и что нужно заказать у поставщика.

Главный показатель в таблице — текущий остаток. Он считается по формуле:

Если нужно оценить запас в деньгах, используют еще одну формулу:

Так бизнес видит не только количество товаров, но и сумму, которая хранится в запасах. Это важно для закупок, инвентаризации, контроля денег и планирования продаж.

Кому подойдет готовая таблица Excel для учета товара

Готовая таблица Excel для учета товара подойдет бизнесу, где пока немного операций и не нужна сложная автоматизация. Ее можно использовать как первый шаг к системному складскому учету.

Для розничного магазина таблица помогает видеть, какие товары остались на полке и что пора заказать. Для интернет-магазина — сверять остатки с заказами клиентов. Для оптовой торговли — контролировать поступления, отгрузки и сумму запасов в сумах. Для небольшого производства — учитывать сырье, материалы и готовую продукцию.

Какие данные нужно подготовить перед началом учета

Перед тем как заполнять таблицу, соберите базовые данные. Если начать учет без подготовки, в файле быстро появятся разные названия, пропущенные операции и ошибки в остатках.

Подготовьте:

• список товаров;
• артикулы или внутренние коды;
• единицы измерения;
• закупочные цены в сумах;
• текущие фактические остатки;
• список поставщиков;
• минимальный запас по важным позициям;
• список складов или торговых точек, если их несколько;
• список каналов продаж: магазин, сайт, опт, маркетплейс;
• список документов, по которым будете сверять поступления, отгрузки и возвраты.

Начальные остатки лучше вносить после фактической проверки. Если в таблицу сразу попадут неверные данные, дальнейшие формулы будут считать корректно, но результат все равно не совпадет со складом.

Формулы Excel для прихода, расхода и остатка

Формулы помогают автоматически считать количество, сумму и статус по каждой позиции. Ниже — базовый набор для таблицы прихода и расхода товара.

СУММЕСЛИ для подсчета прихода

Функция СУММЕСЛИ складывает значения по условию. Например, можно посчитать, сколько единиц конкретного товара поступило на склад.

=СУММЕСЛИ(Приход!D:D;A2;Приход!F:F)

Где:

• Приход!D:D — столбец с артикулами на листе «Приход»;
• A2 — артикул товара на листе «Остатки»;
• Приход!F:F — столбец с количеством поступления.

Формула найдет все строки с нужным артикулом и сложит количество прихода.

СУММЕСЛИ для подсчета расхода

Расход можно считать по такому же принципу:

=СУММЕСЛИ(Расход!D:D;A2;Расход!F:F)

Excel найдет все строки с нужным товаром на листе «Расход» и сложит количество выбытия.

ЕСЛИ для статуса по остаткам

Функция ЕСЛИ помогает быстро понять, нужно ли заказать товар.

=ЕСЛИ(F2<=I2;"Заказать";"Достаточно")

Где:

• F2 — текущий остаток;
• I2 — минимальный остаток;
• «Заказать» — статус, если товара мало;
• «Достаточно» — статус, если запас выше порога.

Такой статус удобно использовать для ежедневной проверки склада.

ВПР для подстановки данных из справочника

Если на листе «Остатки» вы указываете артикул, название и цену можно подтянуть из листа «Товары».

Формула для названия:

=ВПР(A2;Товары!A:G;2;ЛОЖЬ)

Формула для закупочной цены:

=ВПР(A2;Товары!A:G;5;ЛОЖЬ)

Так не придется каждый раз вводить название и цену вручную.

СЧЕТЕСЛИ для поиска дублей

Дубли в справочнике мешают правильно считать остатки. Например, один и тот же товар может попасть в таблицу как «Кофе 250 г» и «Кофе молотый 250 г».

Чтобы проверить повторяющиеся артикулы, используйте:

=СЧЁТЕСЛИ(A:A;A2)

Если результат больше 1, артикул встречается в таблице несколько раз.

СУММ для итоговых значений

Функция СУММ считает общий итог по столбцу. Например, общую стоимость остатков:

=СУММ(H:H)

Или сумму всех продаж:

=СУММ(Расход!H:H)

Такие показатели можно вынести в верхнюю часть листа или на отдельный лист «Отчеты».

СУММЕСЛИМН для учета по складам

Если у бизнеса несколько складов или торговых точек, одной функции СУММЕСЛИ может быть мало. Тогда используйте СУММЕСЛИМН. Она считает данные сразу по нескольким условиям: например, по товару и складу.

Пример формулы для прихода:

=СУММЕСЛИМН(Приход!F:F;Приход!D:D;A2;Приход!I:I;B2)

Где:

• Приход!F:F — количество;
• Приход!D:D — артикул;
• A2 — нужный артикул;
• Приход!I:I — склад;
• B2 — нужный склад.

Эта формула пригодится, если у компании есть магазин, склад и отдельная точка выдачи.

Скачать шаблон учета товара в Excel: пошаговая инструкция

Перед началом учета подготовьте таблицу так, чтобы в ней было удобно работать каждый день. Лучше один раз настроить формулы и добавить нужные столбцы, чем потом искать ошибки в остатках.

Шаг 1. Создайте рабочую копию шаблона

Скачайте файл и сохраните отдельную копию. Если работаете в Google Таблицах, добавьте документ на свой диск. Если используете Microsoft Excel, сохраните файл на компьютере или в облаке.

Назовите файл понятно, например:

uchet-tovarov-magazin-tashkent-2026.xlsx

Так будет проще найти нужную версию и не перепутать ее с черновиком.

Шаг 2. Заполните список товаров

В столбец «Товары» внесите номенклатуру: артикул, название, единицу измерения, категорию, цену в сумах.

Если один товар продается в разных размерах, цветах или комплектациях, создавайте отдельные строки. Например, «Футболка белая S» и «Футболка белая M» лучше учитывать как разные позиции.

Шаг 3. Записывайте каждое поступление

В графе «Приход» фиксируйте поступление товара. Если одна позиция пришла по разным ценам, лучше внести партии отдельными строками.

Сумму поступления можно считать формулой:

=Количество*Цена

Шаг 4. Фиксируйте продажи и списания

В столбце «Расход» записывайте все операции выбытия: продажу, отгрузку, списание, возврат поставщику или выдачу материалов в работу.

Не удаляйте старые строки. История операций нужна, чтобы проверить расхождения и понять, почему изменился остаток.

Шаг 5. Проверяйте расчет остатков

В графе «Остатки» таблица должна автоматически считать текущий запас.

Если итог не совпадает с фактом, проверьте:

• начальные остатки;
• пропущенные продажи;
• задвоенные поступления;
• случайно измененные формулы;
• списания и возвраты;
• правильность цены и курса, если закупка была в валюте.

Шаг 6. Настройте контроль низких остатков

Добавьте минимальный остаток и условное форматирование. Когда запас станет ниже порога, ячейка будет выделяться цветом. Это поможет вовремя заказать товар и не потерять продажи.

Как настроить:

1. Выделите столбец с текущими остатками.
2. Откройте меню «Главная».
3. Выберите «Условное форматирование».
4. Задайте правило: если значение меньше или равно минимальному остатку.
5. Выберите цвет выделения.

Так таблица сразу покажет позиции, которые требуют закупки.

Шаг 7. Соберите простой отчет

Когда данных станет больше, создайте отдельный лист «Отчет». На нем можно показать основные показатели:

• сумма остатков в сумах;
• приход за период;
• расход за период;
• товары ниже минимального остатка;
• позиции без движения;
• продажи по категориям;
• расход по каналам продаж;
• закупки по поставщикам.

Для анализа можно использовать сводные таблицы Excel. Они помогут быстро сгруппировать данные по товарам, категориям, поставщикам или периодам.

Чек-лист перед началом работы

Перед тем как использовать таблицу, проверьте настройки.

• У каждой позиции есть артикул
• Названия товаров написаны единообразно
• Цены указаны в сумах
• Приход и расход ведутся в отдельных столбцах
• Формулы защищены от случайного изменения
• Настроены СУММЕСЛИ, ЕСЛИ и итоговые суммы
• Есть минимальный остаток по важным товарам
• Назначен ответственный за таблицу
• Все сотрудники работают с одной версией файла
• Остатки регулярно сверяются с фактом

Пример расчета прихода, расхода и остатка в сумах

Допустим, магазин в Ташкенте продает товары для дома. На начало месяца на складе было 25 органайзеров для хранения. Закупочная цена одного органайзера — 32 000 сум. Минимальный остаток — 15 штук.

За месяц были операции:

Сначала считаем общий расход в штуках:

52 + 3 = 55 штук

Затем считаем остаток:

25 + 60 − 55 = 30 штук

Теперь считаем стоимость остатка по закупочной цене:

30 × 32 000 = 960 000 сум

Таблица покажет, что товар еще есть в наличии. Минимальный остаток — 15 штук, значит, срочно заказывать новую партию пока не нужно. Но если продажи идут быстро, можно заранее связаться с поставщиком.

Как учитывать закупки в валюте и продажи в сумах

Многие компании в Узбекистане закупают часть товаров или материалов в иностранной валюте, а продают в сумах. Чтобы не путаться в стоимости запасов, добавьте в таблицу отдельные столбцы:

Формула пересчета:

Цена в сумах = Цена в валюте × Курс

В Excel:

=G2*H2

Где G2 — цена в валюте, а H2 — курс.

Важно использовать единый подход: например, фиксировать курс на дату поступления товара. Тогда в таблице будет понятно, по какой стоимости партия попала в учет.

Если бизнесу нужно не только учитывать товары, но и строить прогнозы по деньгам, выручке и расходам, пригодится финансовая модель. Готовый пример есть в статье «Финансовое моделирование в Excel».

Как уменьшить ошибки в Excel

Главная сложность ручного учета — не формулы, а дисциплина заполнения. Если сотрудники вводят данные по‑разному, таблица быстро перестает показывать реальную картину.

Чтобы снизить риск ошибок, используйте простые правила.

Используйте единые названия товаров

Один товар должен называться одинаково на всех листах. Лучше использовать артикулы, а не только названия. Так Excel точнее свяжет приход, расход и остатки.

Не меняйте формулы вручную

Формулы стоит защитить от редактирования. Сотрудники должны вносить только данные по операциям: дату, товар, количество, цену, поставщика или клиента.

Если кто‑то случайно удалит часть формулы, остатки станут неверными.

Не ведите несколько версий файла

Одна из частых проблем — разные копии таблицы. Например, один сотрудник работает с файлом на компьютере, другой — с копией в облаке, третий отправил обновленную версию в мессенджере.

Лучше выбрать один рабочий файл и договориться, что все изменения вносятся только туда.

Проверяйте остатки по графику

Даже хорошую таблицу нужно сверять с фактическим складом. Для ходовых товаров проверку можно делать чаще. Для остального ассортимента — по графику.

Если нашли расхождение, не исправляйте остаток без причины. Сначала проверьте, где ошибка: в приходе, расходе, списании, возврате или начальных данных.

Добавьте выпадающие списки

В Excel и Google Таблицах можно настроить выпадающие списки для товаров, складов, поставщиков и каналов продаж. Это снизит количество опечаток и разных вариантов одного названия.

Как использовать таблицу для магазина, склада и производства

Один и тот же шаблон можно адаптировать под разные задачи. Главное — добавить нужные столбцы и не усложнять файл без необходимости.

Для магазина

Розничному магазину важно видеть остатки по товарам, сумму запасов и позиции, которые нужно заказать.

Можно добавить столбцы:

• категория;
• бренд;
• размер;
• цвет;
• поставщик;
• минимальный остаток;
• канал продаж.

Так владелец магазина сможет понять, какие товары продаются быстрее, какие залежались и сколько денег хранится в остатках.

Для интернет-магазина

Если продажи идут через сайт или маркетплейсы, добавьте столбцы «Канал продаж» и «Номер заказа». Это поможет сверять расход с заказами покупателей.

Например:

Если есть доставка, возвраты и несколько маркетплейсов, важно фиксировать не только расход товара, но и номер заказа, канал продаж, статус отгрузки и комментарий по возврату.

Если заказов много, ручной ввод быстро станет неудобным. Тогда лучше подключить программу, которая автоматически связывает продажи и остатки.

Для оптовой торговли

Оптовой компании важно контролировать партии, поставщиков, клиентов и отгрузки. В таблицу можно добавить:

• номер договора;
• клиента;
• склад;
• дату отгрузки;
• статус оплаты;
• комментарий по доставке.

Так таблица будет показывать не только движение товаров, но и связь с заказами клиентов.

Для небольшого производства

В производстве можно учитывать сырье, материалы и готовую продукцию. Например, пекарня может фиксировать приход муки, сахара и упаковки, а затем расход материалов на выпуск готовых изделий.

Для простого учета можно добавить листы:

• «Материалы»;
• «Расход в производство»;
• «Готовая продукция»;
• «Продажи».

Если операций немного, Excel подойдет. Но если нужно автоматически списывать материалы по составу изделия, рассчитывать себестоимость и контролировать этапы производства, удобнее перейти на программу учета.

Автоматизация учета прихода и расхода товара в МоемСкладе

МойСклад помогает вести товарный и складской учет онлайн. Это удобно для бизнеса в Узбекистане, если нужно контролировать магазин, склад, закупки, продажи, клиентов и сотрудников в одной системе.

В МоемСкладе можно:

• вести учет товаров, сырья, материалов и готовой продукции;
• фиксировать приемку, отгрузку, перемещение и списание;
• видеть остатки в режиме реального времени;
• работать с несколькими складами и торговыми точками;
• создавать заказы поставщикам;
• использовать сканер штрихкодов или камеру смартфона;
• печатать ценники, этикетки и документы;
• контролировать продажи и возвраты;
• вести клиентов и поставщиков в CRM;
• смотреть отчеты по продажам, прибыли и остаткам;
• разграничивать права доступа сотрудников;
• работать с компьютера, планшета или телефона.

Сервис помогает автоматизировать товарный учет: работать со штрихкодами, кассой, документами, заказами, клиентами, поставщиками и отчетами без ручного переноса данных между файлами.

Главное отличие от Excel — данные обновляются автоматически после операций. Если товар продали, приняли, списали или переместили, остаток меняется в системе. Руководитель видит актуальные данные, а сотрудники работают в одной базе.

Вопросы и ответы

Ниже — ответы на частые вопросы о таблице прихода, расхода и остатка товара в Excel.