Астрал Доки: массовая и автоматическая выгрузка отгрузок в ЭДО
Отправка документов в ЭДО не должна быть ручной работой.
Обычный порядок: открыть отгрузку, выгрузить файл, зайти в кабинет оператора, загрузить, подписать. Минута на документ звучит терпимо, пока документов пять. На пятистах это неделя работы менеджера каждый месяц.
Решение убирает этот путь. Отгрузка МоегоСклада превращается в универсальный передаточный документ формата ФНС 5.03 и оказывается в кабинете Доки готовой к подписи.
Отправка пачками
Поставьте в карточке отгрузки флажок «Отправить в ЭДО» — хоть у одного документа, хоть у сотни сразу через массовое редактирование. Всё уедет в течение пары минут, флажок снимется сам.
Автоматическая отправка постоянным клиентам
С кем работаете регулярно — отмечать документы незачем. Поставьте флажок в карточке контрагента, и его отгрузки будут уходить сами. Уходят только проведённые документы, и перед отправкой они выдерживают паузу: время заметить ошибку и поправить, пока документ ещё не ушёл.
Статусы возвращаются в МойСклад
Отправлен, ждём подпись, подписан контрагентом, отказ в подписи, запрошено аннулирование — всё видно прямо в карточке отгрузки, в поле «Статус ЭДО». Держать открытым кабинет оператора и сверять списки не нужно.
Исправления вместо дублей
Ошиблись в отправленном документе — поправьте отгрузку и отметьте «ЭДО: исправление». Уйдёт исправленный УПД: тот же номер и дата, но со строкой «Исправление № N», по которой учётная система контрагента заменит документ, а не задвоит его. Номер исправления считается сам. Если предыдущий документ контрагент ещё не видел, черновик просто пересоздаётся.
Контрагенты без ЭДО подключаются сами
Решение ищет контрагента у всех операторов по ИНН и КПП, включая роуминг, и отправляет приглашение от имени вашей организации. Приглашение уходит один раз. Пока контрагент не ответил, его документы ждут; как только связь появилась, они уезжают автоматически, отмечать заново не нужно. Всех, кого ждём, видно отдельным списком в окне решения.
Документ, который примет бухгалтерия
УПД формата ФНС 5.03, со счётом-фактурой и без него. Ставки НДС 22, 10, 0 процентов и «без НДС», в том числе разные в одном документе. Цены как с включённым налогом, так и с начислением сверху, скидки по позициям. Суммы сходятся с суммами отгрузки в МоемСкладе до копейки. Валюта документа — не только рубли. Коды ОКЕИ единиц измерения в графах 2 и 2а. Основанием передачи ставится счёт покупателю, если он есть. Реквизиты продавца и подписант берутся из карточки вашей организации в Доки, заполнять их повторно не нужно.
Мелочи, которые экономят нервы
Защита от повторной отправки: если документ с таким номером уже уходил контрагенту, даже вручную из кабинета Доки, второй раз решение его не отправит.
Дата начала: при подключении указывается день, с которого брать документы, чтобы накопленная история не уехала контрагентам разом.
Понятные причины отказа: нет ИНН или КПП, не заполнен регион в юридическом адресе, розничная продажа, нет связи по ЭДО — причина пишется прямо в карточку отгрузки, а не теряется в логах.
Журнал в окне решения: последние выгрузки, статусы и причины пропусков в одном списке.
Данные и доступы
Подпись остаётся у вас. Решение готовит черновик, подписываете и отправляете вы в кабинете Доки. Сертификатов мы не храним и не используем.
Минимум прав: решение просит семь конкретных прав вместо полного доступа к аккаунту — читать отгрузки, позиции, единицы измерения, валюты, контрагентов и счета, и вести собственные дополнительные поля. Создавать и удалять документы, менять карточки товаров или видеть деньги оно не может.
Токены хранятся зашифрованными.
Что нужно для работы
Действующий аккаунт в сервисе Доки (1cdocs.ru) с подключённым ЭДО. Токен доступа вы выпускаете в своём кабинете Доки за минуту.
Тарифный план МоегоСклада, где доступны дополнительные поля.
Установка администратором аккаунта: при первом запуске создаются поля в карточке Отгрузки.
Обычный порядок: открыть отгрузку, выгрузить файл, зайти в кабинет оператора, загрузить, подписать. Минута на документ звучит терпимо, пока документов пять. На пятистах это неделя работы менеджера каждый месяц.
Решение убирает этот путь. Отгрузка МоегоСклада превращается в универсальный передаточный документ формата ФНС 5.03 и оказывается в кабинете Доки готовой к подписи.
Отправка пачками
Поставьте в карточке отгрузки флажок «Отправить в ЭДО» — хоть у одного документа, хоть у сотни сразу через массовое редактирование. Всё уедет в течение пары минут, флажок снимется сам.
Автоматическая отправка постоянным клиентам
С кем работаете регулярно — отмечать документы незачем. Поставьте флажок в карточке контрагента, и его отгрузки будут уходить сами. Уходят только проведённые документы, и перед отправкой они выдерживают паузу: время заметить ошибку и поправить, пока документ ещё не ушёл.
Статусы возвращаются в МойСклад
Отправлен, ждём подпись, подписан контрагентом, отказ в подписи, запрошено аннулирование — всё видно прямо в карточке отгрузки, в поле «Статус ЭДО». Держать открытым кабинет оператора и сверять списки не нужно.
Исправления вместо дублей
Ошиблись в отправленном документе — поправьте отгрузку и отметьте «ЭДО: исправление». Уйдёт исправленный УПД: тот же номер и дата, но со строкой «Исправление № N», по которой учётная система контрагента заменит документ, а не задвоит его. Номер исправления считается сам. Если предыдущий документ контрагент ещё не видел, черновик просто пересоздаётся.
Контрагенты без ЭДО подключаются сами
Решение ищет контрагента у всех операторов по ИНН и КПП, включая роуминг, и отправляет приглашение от имени вашей организации. Приглашение уходит один раз. Пока контрагент не ответил, его документы ждут; как только связь появилась, они уезжают автоматически, отмечать заново не нужно. Всех, кого ждём, видно отдельным списком в окне решения.
Документ, который примет бухгалтерия
УПД формата ФНС 5.03, со счётом-фактурой и без него. Ставки НДС 22, 10, 0 процентов и «без НДС», в том числе разные в одном документе. Цены как с включённым налогом, так и с начислением сверху, скидки по позициям. Суммы сходятся с суммами отгрузки в МоемСкладе до копейки. Валюта документа — не только рубли. Коды ОКЕИ единиц измерения в графах 2 и 2а. Основанием передачи ставится счёт покупателю, если он есть. Реквизиты продавца и подписант берутся из карточки вашей организации в Доки, заполнять их повторно не нужно.
Мелочи, которые экономят нервы
Защита от повторной отправки: если документ с таким номером уже уходил контрагенту, даже вручную из кабинета Доки, второй раз решение его не отправит.
Дата начала: при подключении указывается день, с которого брать документы, чтобы накопленная история не уехала контрагентам разом.
Понятные причины отказа: нет ИНН или КПП, не заполнен регион в юридическом адресе, розничная продажа, нет связи по ЭДО — причина пишется прямо в карточку отгрузки, а не теряется в логах.
Журнал в окне решения: последние выгрузки, статусы и причины пропусков в одном списке.
Данные и доступы
Подпись остаётся у вас. Решение готовит черновик, подписываете и отправляете вы в кабинете Доки. Сертификатов мы не храним и не используем.
Минимум прав: решение просит семь конкретных прав вместо полного доступа к аккаунту — читать отгрузки, позиции, единицы измерения, валюты, контрагентов и счета, и вести собственные дополнительные поля. Создавать и удалять документы, менять карточки товаров или видеть деньги оно не может.
Токены хранятся зашифрованными.
Что нужно для работы
Действующий аккаунт в сервисе Доки (1cdocs.ru) с подключённым ЭДО. Токен доступа вы выпускаете в своём кабинете Доки за минуту.
Тарифный план МоегоСклада, где доступны дополнительные поля.
Установка администратором аккаунта: при первом запуске создаются поля в карточке Отгрузки.
