Инвентаризация в магазине: пошаговая инструкция по проведению и оформлению результатов

Инвентаризация — это пересчет всех товаров и материалов, которые есть в магазине, на складе или в офисе. Ее задача — проверить, все ли на месте и совпадают ли реальные остатки с тем, что должно быть.

Вы наверняка видели табличку «Учет» на закрытом магазине днем или поздно вечером. Это как раз и есть момент инвентаризации — команда пересчитывает товар, чтобы навести порядок.

Переучет помогает:

• найти ошибки в остатках,
• выявить недостачу или пересортицу,
• понять, что стоит заказывать, а что залежалось.

Чтобы не мешать работе, инвентаризацию часто проводят в выходной или ночью. Это важный процесс для любого бизнеса, где есть товары — даже если вы работаете с одним небольшим складом.

Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом

Понадобится лишь смартфон или терминал сбора данных, чтобы сканировать штрихкоды товаров.

Подгрузите текущие учетные остатки, внесите фактические — корректирующие документы будут созданы автоматически.

• Автоматическая проверка расхождений
• Автоматическое формирование инвентаризационной описи и выгрузка в Excel
• Актуальная информация по недостаче и излишкам
• Работа с маркированными товарами — бесшовная интеграция с AslBelgisi
• Быстрый старт, работа на бесплатном тарифе, поддержка 24/7

Попробовать бесплатно

С чего начать инвентаризацию и что учесть заранее?

Перед проведением инвентаризации важно немного подготовиться. Этот процесс может потребовать дополнительных усилий — как по времени, так и по организации.

Что стоит учесть:

• часть сотрудников будет задействована в пересчете и временно отвлечется от своих обычных задач;
• если инвентаризация проходит вне рабочего времени, может потребоваться дополнительная оплата;
• если магазин временно закрыт на пересчет, вы можете немного приостановить продажи.

Если бизнесом занимаетесь только вы, то на время переучета придется совмещать несколько ролей: и руководителя, и бухгалтера. Это нормально для малого бизнеса — главное, подойти к процессу спокойно и по шагам.

Понимание, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты, поможет вам навести порядок в учете и не упустить важные детали.

Что проверяют при инвентаризации в малом бизнесе

Во время инвентаризации важно пересчитать все, чем вы владеете в бизнесе и что используете в работе. Даже если у вас небольшой магазин у дома, склад или цех — этот процесс помогает навести порядок и увидеть реальную картину.

Что обычно пересчитывают:

• Товары — все, что вы продаете: от коробок с продуктами до упаковки и витринных остатков;
• Сырье и материалы — если у вас производство, важно проверить, сколько осталось упаковки, заготовок, ингредиентов;
• Оборудование и техника — стеллажи, холодильники, кассы, компьютеры и даже рабочий стол;
• Деньги в кассе и на расчетном счете — чтобы все сошлось;
• Документы строгой отчетности — чеки, накладные, квитанции;
• Долги и обязательства — если вы кому-то должны или вам должны, лучше зафиксировать это отдельно.

Даже в самом небольшом бизнесе полезно знать, что у вас есть, что в обороте, а что просто занимает место. Инвентаризация помогает увидеть это и принять точные решения: нужно ли докупать товар, что стоит списать, а что продать в первую очередь.

Сроки проведения инвентаризации в Узбекистане

Сроки и порядок проведения инвентаризации в Узбекистане определяются Национальным стандартом бухгалтерского учета Республики Узбекистан (НСБУ) № 19.

В розничной торговле и на складе рекомендуется проводить инвентаризацию ежемесячно — для контроля работы сотрудников и актуальности товарного учета. Но обязательные сроки зависят от вида имущества:

• Товарно-материальные запасы — не реже одного раза в год (в соответствии с НСБУ № 4).
• Основные средства — не реже одного раза в два года (согласно НСБУ № 5).
• Денежные средства, документы строгой отчетности, ценности — ежемесячно.
• ГСМ (горюче-смазочные материалы) и продукты питания — ежеквартально.

Для кого инвентаризация обязательна

Согласно Национальному стандарту бухгалтерского учета № 19 «Организация и проведение инвентаризации» (утвержден Минфином РУз, зарегистрирован Минюстом № 833 от 2 ноября 1999 года), годовая процедура переучета имущества обязательна для всех предприятий без исключения.

Проверку проводят в следующих случаях:

• при сдаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел;
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризация обязательна даже для малого бизнеса — ее нужно проводить перед годовой отчетностью, если с 1 октября текущего года проверка не проводилась, а также при смене материально-ответственных лиц, в случае недостач, краж, пожаров, аварий и других внештатных ситуаций.

Для небольших магазинов или цехов достаточно минимального набора. При этом законодательство позволяет упростить процедуру: не нужно собирать большую комиссию — достаточно руководителя, бухгалтера и еще одного сотрудника.

Руководитель сам может определить дополнительные сроки — например, назначить переучет раз в месяц для собственного контроля. Также можно не проводить отдельные инвентаризации для товаров в пути или на переработке, если таких операций у предприятия нет.

Один вид инвентаризации вполне может охватить все имущество, если оно находится в одном помещении, ограничивается товаром и кассой и не включает объекты, находящиеся в аренде или на ответственном хранении.

Минимальные обязательные виды

Список материально ответственных лиц

Даже в небольшом магазине или цехе обязательно назначать материально ответственное лицо (МОЛ) — это может быть сам владелец, продавец, кассир или заведующий. Такое лицо несет полную материальную ответственность за сохранность товаров, оборудования, денег и других активов, которые находятся у него в распоряжении.

Условия материальной ответственности фиксируются в трудовом договоре или отдельном договоре о материальной ответственности.

Перед началом инвентаризации от материально ответственного лица требуется расписка — в ней он подтверждает, что все документы о движении товаров и ценностей (поступления и списания) переданы в бухгалтерию, и на момент проверки учет соответствует фактическому положению дел. Обычно шаблон расписки включен в форму инвентаризационной описи, которая утверждается внутри компании.

Само участие МОЛ в проверке — обязательное условие: именно он помогает комиссии сверить остатки, участвует в пересчете и подтверждает подписями результаты.

Даже если в компании всего два-три сотрудника, этот порядок сохраняется: руководитель может назначить комиссию приказом, а затем провести инвентаризацию с участием бухгалтера и продавца.

Порядок проведения инвентаризации в 2025: пошаговая инструкция

В маленьких магазинах, где владелец сам совмещает роли директора, бухгалтера и продавца, инвентаризация обычно проходит просто: хозяин сам пересчитывает товар на полках и складе, сравнивает с записями или остатками в тетради, Excel или учетной системе.

Если чего-то не хватает или товар испорчен, это фиксируют на листе бумаги или в таблице. Такие записи заменяют официальные акты. Если с учетом помогает бухгалтер на аутсорсе, задачу можно передать ему: он уже составит сличительную ведомость и подскажет, что дальше делать.

Когда все проверено, хозяин сам решает — списывать недостачу или разбираться, куда делся товар. Формально нужен приказ об утверждении результатов, но на практике у ИП это часто просто отметка в тетради или дата в таблице.

Чтобы упростить вам задачу, мы собрали наглядную таблицу — она поможет пошагово пройти весь процесс без лишней бюрократии.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Шаг 1: подготовка к инвентаризации и назначение материально-ответственного лица

Инвентаризация в небольшом магазине или на складе начинается с издания приказа руководителя — в нем указывается дата начала проверки, состав комиссии и перечень имущества, подлежащего пересчету. По законодательству Узбекистана (НСБУ № 19), это может быть как постоянно действующая комиссия, так и временная рабочая группа.

Малому бизнесу часто достаточно включить в состав самого владельца, бухгалтера (если есть) и одного сотрудника.

Даже в минимальном составе важно соблюдать требование: материально ответственное лицо (продавец, кладовщик и т.д.) не может быть членом комиссии, но обязательно должно присутствовать при проверке. До начала инвентаризации МОЛ подписывает расписку о том, что все документы по учету товаров сданы, а поступления и списания отражены.

Инвентаризация должна проводиться внезапно, особенно в торговых точках — так, чтобы сотрудники не успели повлиять на остатки или документацию. На время пересчета рекомендуем приостановить продажи или как минимум закрыть тот отдел, где проводится инвентаризация. Это требование важно даже для самых маленьких магазинов.

В торговом зале товар пересчитывается по полкам и на витринах — здесь процесс идет быстрее. На складе пересчет может занять больше времени, особенно если товар не рассортирован или упакован в коробки. Чтобы упростить процесс, товары заранее приводят в порядок: расставляют по категориям, артикулу, виду и т.д.

Комиссия фиксирует фактические остатки в инвентаризационной описи. При обнаружении порчи или недостачи составляется отдельный акт. Все документы затем передаются бухгалтеру (если он есть) или остаются у владельца для внутренней сверки с учетом. По итогам оформляется приказ об утверждении результатов и, при необходимости, принимается решение о списании товара или взыскании ущерба с материально ответственного лица.

Шаг 2: проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Во время инвентаризации комиссия пересчитывает не только количество товаров, но и оценивает их состояние, внешний вид, пригодность к продаже и сроки хранения. Даже в маленьком магазине важно зафиксировать не только факт наличия товара, но и его качество — например, не испорчен ли он, не вышел ли срок годности.

Для фиксации результатов заполняется инвентаризационная опись. В ней указываются наименования товаров, сорт, артикул, единица измерения, количество и другие характеристики. В условиях малого бизнеса эта опись может вестись вручную или в Excel — главное, чтобы она отражала реальное положение дел и была подписана всеми участниками.

Если магазин использует программу учета, например, МойСклад, пересчет проходит значительно быстрее: достаточно распечатать текущие остатки и сравнить их с фактом. Это позволяет оперативно обнаружить недостачу или излишки. В случае расхождений отдельно фиксируются испорченные, утерянные или неучтенные товары.

Когда опись ведется вручную, важно не допускать ошибок и помарок. Если исправления все же необходимы, они делаются аккуратно — неправильные данные зачеркиваются одной чертой, над ними пишется верное значение. Все исправления должны быть заверены подписями членов комиссии и материально ответственного лица.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии (или у владельца ИП), второй передается материально ответственному лицу. По итогам этого шага документы передаются для дальнейшей сверки с учетом.

Если в ходе проверки будут обнаружены товары, не отраженные в учете, — они тоже подлежат занесению в ведомость и дальнейшей обработке, как излишки.

Шаг 3: сверка фактических данных с учетными

После завершения пересчета все заполненные описи и акты, подписанные членами комиссии и материально ответственным лицом, необходимо передать в бухгалтерию. Если в организации нет отдельного бухгалтера, эти функции выполняет сам владелец или директор, и он же проводит сверку фактических остатков с учетными данными.

На этом этапе составляется сличительная ведомость, где отражаются все расхождения — недостачи, излишки, не учтенные товары. Ведомость подписывает как комиссия, так и материально ответственное лицо. Это важный документ, который фиксирует результат инвентаризации с юридической точки зрения.

Если какие-либо товары находятся в пути (например, оплачены, но еще не поступили в магазин), переданы на ответственное хранение или оказались испорченными, это тоже нужно отразить:

• Товары в пути — оформляются отдельным актом.
• Товары на ответственном хранении — вносятся в отдельную опись.
• Испорченные, уцененные или подлежащие списанию позиции — оформляются отдельным актом о порче и (если необходимо) актом о списании.

В условиях малого бизнеса такие формы могут быть составлены в свободной форме или в таблице Excel, главное — сохранить все ключевые данные: что за товар, сколько, в каком он состоянии и кто подтверждает информацию. Документы подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем.

По итогу этого этапа у владельца или бухгалтера есть полная картина: какие товары есть по факту, что отличается от учета, и что требует дополнительного оформления — списания, доучета или уточнения.

Шаг 4: подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Когда все данные собраны, расхождения выявлены, а документы оформлены и подписаны, наступает завершающий этап — подведение итогов инвентаризации и внесение изменений в учет.

На этом этапе руководитель (или сам индивидуальный предприниматель) издает приказ об утверждении результатов. Этот документ официально закрепляет итоги инвентаризации и служит основанием для последующих действий: списания товара, доучета излишков или взыскания недостачи с материально ответственного лица.

Далее составляется итоговая ведомость учета результатов инвентаризации, где отражаются все отклонения: излишки, недостачи, пересортица, естественная убыль, испорченные товары. Даже если у бизнеса нет полноценного бухгалтера, такую ведомость можно вести в таблице Excel, главное — зафиксировать все цифры и суммы.

По итогам:

• излишки приходуются и вносятся в учет;
• недостачи, укладывающиеся в нормы естественной убыли, списываются;
• недостачи сверх нормы могут быть взысканы с виновных лиц — на основании приказа;
• испорченные товары также списываются через распоряжение или акт.

Все итоговые документы должны быть подписаны членами комиссии и материально ответственным лицом. После этого процесс инвентаризации считается официально завершенным, а у владельца появляются все законные основания для корректировки учета или компенсации убытков.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам.

Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.

Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Девзира» и 4 риса «Аланга». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Девзира» и 7 «Аланга». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Как выровнять расхождения

По итогам инвентаризации в небольшом магазине может возникать разница между фактическими остатками и учетными данными — это нормальная ситуация. Незначительные отклонения часто происходят из-за пересортицы, округлений, ошибок при приеме товара. Их можно отнести к издержкам, особенно если они укладываются в допустимые для бизнеса пределы.

Если же недостача значительная, и комиссия установила вину конкретного сотрудника, то руководитель вправе взыскать ущерб с материально ответственного лица. Такое решение оформляется приказом, и сумма может быть удержана из зарплаты — но только в рамках действующего трудового законодательства.

Излишки также должны быть зафиксированы и оприходованы. Они не всегда означают «прибыль» — часто это следствие ошибок в учете. Комиссия должна выяснить причину излишков и установить, кто допустил ошибку. После этого излишки вносятся в учетную систему и отражаются в финансовых документах.

Все расхождения — как положительные, так и отрицательные — оформляются в сводных ведомостях и актах, на их основе обновляются остатки и корректируется учет.

Важно понимать: в Узбекистане обязательность инвентаризации регламентируется НСБУ № 19, и хотя малый бизнес не сталкивается с налоговыми штрафами напрямую за непроведение проверки, при выявлении несоответствий или нарушений отчетности у контролирующих органов (например, при проверке ГНК) могут возникнуть вопросы. Поэтому регулярная инвентаризация — это способ защитить бизнес, избежать проблем и держать все под контролем.

Как учесть человеческий фактор при инвентаризации

Регулярная ревизия нужна для своевременного выявления недобросовестных действий работников и ошибок, связанных с человеческим фактором.

При этом важно, чтобы инвентаризация была не просто формальным мероприятием, а способом получения информации, которая соответствуют действительности.

Для этого важно соблюдать два условия:

1. Инвентаризация не должна повышать загруженность персонала.
2. Если назначаете штатного сотрудника для проведения ревизии, освободите его от непосредственных обязанностей на это время. Либо привлеките стороннего специалиста для проверки.

Цель инвентаризации — провести точные подсчеты и итоги по остаткам, а не те, которые выгодны сотрудникам, которые проводят переучет. Чтобы избежать махинаций с товарно-материальными ценностями и фиктивных сведений в документах, лучше подойдут услуги аутсорсинга. Сотрудник, который лично не заинтересован в результатах проверки, не будет скрывать реальные показатели и указывать фиктивные.

Автоматизация процесса

Автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить путем автоматического переучета.

Как избежать ошибок, которые приводят к пересортице и излишней бумажней волоките? Сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически, например, в МоемСкладе. Для этого свяжите программу, в который ведете учет — например, МойСклад — с терминалом сбора данных.

Нужно просто сканировать штрихкоды товаров на складе. Система сама выполняет поиск расхождений автоматически, а по итогу выдает инвентаризационную опись.