Что такое складской учет и как его вести в Узбекистане

Складской учет ведут розничные и оптовые магазины, производственные компании, а также продавцы в онлайне.

Склад — это место, где хранятся товары до момента продажи. Важно в любой момент времени знать, какая продукция, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии — для этого и применяют складской учет.

Задача — фиксировать каждую единицу товара и ее перемещение. Если все делать правильно, данные по факту и по документам будут совпадать.

Разбираем, что такое складской учет, какие документы нужны на каждом этапе и как вести его с минимальными затратами времени и без ошибок.

Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и т.д. Ускорить их выполнение можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Что такое складской учет

Складской учет — это хранение и обработка данных по товарам, сырью, полуфабрикатам, финансовым ресурсам. Здесь не учитываются незавершенное производство, активы и основные средства.

Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе все операции, связанные с хранением и движением товаров.

К ним относятся:

• приемка и оприходование товара от поставщиков;
• ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение;
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

Задачи складского учета

Благодаря складскому учету в любой момент времени можно уточнить, какой товар, где, в каком количестве и на какую сумму есть на складе. Вести продажи и получать прибыль без представления о запасах, их местонахождении и стоимости в деньгах невозможно.

Упорядочивание позиций

Если номенклатуры много, важно, чтобы сотрудники могли быстро найти нужные позиции. Поэтому складской учет предполагает группировку товаров по сортам и партиям (о видах учета — далее в статье).

Так удобнее регулировать ассортимент: выявлять, какие наименования пользуются спросом, а какие приводят к «затаренности» на складе, своевременно находить товары с истекающим сроком годности и снижать ценник, чтобы успеть их распродать.

Поддержание порядка в документах

Порядок в документах экономит время сотрудников на поиски, подсчеты и сверки, упрощает сбор статистики для анализа и решение возможных проблем: кражи, просрочки и т.д. Это касается как бумажных, так и электронных документов.

Контроль количества остатков и запасов

Контроль снижает риск потерь, порчи и воровства со стороны персонала, так как в документах фиксируется путь каждой товарной позиции.

Когда сотрудники могут назвать точное количество единиц товара по определенным категориям, это помогает строить более точные планы закупок, контролировать показатели продаж: объем, сроки расчетов с поставщиками, оборот товаров по группам.

Основные операции складского учета

Для ведения документооборота удобно все действия на складе рассматривать как три основные операции — поступление, хранение и расход.

Поступление товара на склад

Процесс включает несколько этапов:

1. Приемка товара и занесение документов в систему.
2. Проверка товаров на соответствие номенклатурным карточкам.
3. Оформление поступления товара.

Хранение

За сохранность продукции на складе ответственность несет доверенное лицо, как правило, кладовщик. Он возмещает ущерб, если обнаружится недостача или порча товара.

Отслеживать это позволяет инвентаризация — проверка складских запасов с целью сопоставить их с данными в учетной системе.

Иногда в ходе инвентаризации выявляется пересортица — расхождение между фактическим количеством товаров определенного вида и количеством в учетных документах. Она подлежит списанию.

Расход / списание

Списание товара — снятие его с балансового учета и перевод в категорию убытков. Списывают устаревшие, бракованные, поврежденные и просроченные товары.

Виды складского учета

Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.

Есть 4 основных вида складского учета:

• Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
• Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
• Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
• Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.

Будьте готовы к тому, что 2 последних типа учета потребуют большей складской площади. От вида учета зависит документальное сопровождение. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для остальных нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.

Документооборот на складе

​В Узбекистане складской документооборот регулируется национальным законодательством, включая Закон «О бухгалтерском учете» и соответствующие положения Министерства финансов.

Предприятия могут разрабатывать собственные формы, при условии соблюдения установленных требований к первичным учетным документам.​

Ключевые принципы складского документооборота в Узбекистане

• Обязательное оформление всех хозяйственных операций: Каждая операция должна быть подтверждена первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты.​
• Использование электронных документов: Допускается создание и хранение документов в электронной форме, при условии обеспечения их идентификации и доступности.​
• Гибкость в выборе форм документов: Предприятия могут использовать собственные формы документов, соответствующие установленным требованиям.​

Основные этапы складского учета и соответствующие документы

Чтобы сэкономить время на оформлении документов и избежать ошибок, используйте систему учета МойСклад — она полностью соответствует требованиям законодательства в Узбекистане. Каждую операцию из таблицы выше вы будете делать в 3 раза быстрее, а главное, точно. Внутри есть необходимые шаблоны. Регистрируетесь и начинаете работать. Попробуйте, это бесплатно.

Как вести документы складского учета

Жестко определенных законодательством форм нет. Их меняют под специфику организации и бизнес-процессов.

Документы можно составлять как вручную на бумаге или в таблицах Excel, так и в специализированной системе документооборота. Все зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.

Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel‑таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.

Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:

• риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
• отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
• так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.

Чем больше объем номенклатуры и ассортимента — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.

Автоматизация складского учета

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

1. Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
2. Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
3. Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
4. Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

Лучшие складские программы в 2025 году

Складского ПО много для разных видов бизнеса и с разным объемом функционала. Далее — список 5 лучших сервисов на ваш выбор.

МойСклад

Это онлайн-сервис для магазинов, онлайн-продаж и общепита.

Есть десятки интеграций с торговым оборудованием, платежными системами, службами доставки, маркетплейсами, Telegram.

Для ведения складского учета:

• работа как со штучным товаром, так и с весовой и размерной продукцией;
• адресное хранение;
• учет по сериям и срокам годности для конкретных товаров или их групп;
• проверка комплектации и инвентаризация с помощью ТСД (терминала сбора данных);
• работа с маркированными товарами;
• визуальный редактор этикеток и ценников, генерация штрихкодов, массовая печать.

Помимо учетных функций, МойСклад позволяет ставить задачи сотрудникам, обрабатывать заказы, работать с базой клиентов, следить за производством и сборкой товаров, за несколькими подразделениями и филиалами в одном окне.

Есть пробный период на 14 дней для всех возможностей и любого количества сотрудников и бесплатная версия для одного пользователя навечно.

SmartUp

SmartUp — облачная система, предназначенная для автоматизации управление товарами, финансовыми операциями и анализ данных. Она подходит для магазинов, телекоммуникации, строительства, машиностроения, и может быть использована для управления складскими операциями.

1С: Розница

1С: Розница позволяет организовать учет в отдельных торговых точках и в сетях, подойдет как для малого, так и для среднего бизнеса. Есть локальная и облачная версия. Программа заточена под розничную торговлю — в ней можно вести товарный учет, смотреть аналитические отчеты, планировать закупки, управлять персоналом.

RegosSoftware

Предлагает широкий спектр решений для автоматизации продаж и управления складом. Компания предоставляет комплексные инструменты, которые подходят как для розничных, так и для оптовых магазинов, а также для сетевых и интернет-магазинов.

Sellerpeak24

Sellerpeak24 — комплексное решение для автоматизации складского учета и управления продажами

Sellerpeak24.uz — это ERP-система, разработанная для автоматизации складских процессов в Узбекистане. Программа позволяет контролировать остатки товаров, управлять продажами и финансами, а также интегрироваться с кассовым оборудованием и CRM-системами. Решение подходит как для небольших складов, так и для крупных логистических сетей.

Автоматизация складского учета в МоемСкладе

МойСклад упрощает все операции (приемку и отгрузку товара, перемещение, инвентаризацию, списание и оприходование), позволяет организовать эффективный складской учет и печатать документы.

В любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет всех видов товаров и материалов, смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.

Алгоритм складского учета в магазине

1. Начните с выбора метода складского учета.

2. Закупите оборудование

   • терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры для штрихкодов для быстрого считывания информации с этикеток;
   • принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
   • ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.
3. Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет, и пропишите для них инструкции.
4. Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.

Как выглядит автоматизация складского учета в МоемСкладе

В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективного складского учета:

• удобный визуальный редактор этикеток и ценников,
• возможность массовой печати,
• поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.

Вы можете отправлять документы по email и выгружать в Didox. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.

Адресное хранение позволяет указывать складские ячейки для товаров, чтобы знать, где находится та или иная позиция. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.

Учет по сериям и срокам годности — работает для конкретных товаров или их групп. Позволяет принимать, отгружать, перемещать и возвращать товар определенной серии. Продавайте товар с более ранним сроком годности в первую очередь и списывайте просроченную продукцию.

В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.

Помимо складского учета МойСклад умеет:

• обрабатывать заказы покупателей из всех каналов продаж одновременно, в одном месте;

Есть возможность присваивать статусы, чтобы смотреть информацию отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т.д. В системе можно резервировать товар, выставлять счета и контролировать их оплату.

• работать с маркированными товарами по всем требованиям закона. В разных режимах: в веб-версии МоегоСклада, мобильных приложениях.
• собирать финансовые показатели

Например, отчет «Прибыльность» показывает динамику продаж по товарам, сотрудникам, покупателям, каналам.

В отчете «Движение денежных средств» — баланс на начало и конец заданного периода.

Отчет о прибылях и убытках показывает доходы, расходы, рентабельность продаж.

Также есть отчеты по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т.д. Можно настроить рассылку данных на электронную почту.

Дополнительно — информация об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.

Вопросы и ответы

Вот наиболее распространенные ситуации.